Die beiden wichtigsten Punkte zum Thema „E-Mail Sicherheit“ sind mit Abstand die E-Mail-Verschlüsselung und E-Mail-Archivierung.
Bei der Mail-Verschlüsselung geht es im Grunde darum, dass man eine Mail so verschlüsselt und absichert, dass nur der Empfänger diese Mail öffnen, lesen und verarbeiten kann. Stellen Sie sich einfach vor, man würde ein Textdokument in einen abschließbaren Koffer legen, diesen an eine gewünschte Adresse versenden und nur der Empfänger hat den Schlüssel um diesen zu öffnen. Gerade beim versenden und empfangen von sehr schützenswerten und sensiblen Daten ein absolutes must-have.
Die revisionssichere E-Mail Archivierung wird seit einigen Jahren vom GobD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministerium der Finanzen gesetzlich vorgeschrieben. Hierbei möchten wir nochmal den Fokus auf das Wort „revisionssicher“ legen, welches u.a. in diesem Zusammenhang bedeutet, dass alle relevanten E-Mails und dessen Anhänge unveränderbar und separiert abgelegt werden. Hier reicht also kein herkömmliches, standardisiertes Mailarchiv aus. Ein großer Nebeneffekt für Sie: Natürlich können auch Sie auf das Archiv zugreifen und beispielsweise versehentlich gelöschte oder unauffindbare Mails/Anhänge wiederherstellen!
Beide Themen hören sich im ersten Moment sehr komplex an, sind aber sowohl kostentechnisch als auch von der Umsetzung insgesamt sehr trivial.
